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ワイガヤ

ホンダには、ワイガヤ会議という伝説?伝統の会議がある。

今でも、行われている会議でホンダのホームページにもある。

Web上で、会議?しているのだ。

なんでも、わいわいがやがやと意見を出し合って、

よいものを作っていこうという会議だ。

当社も年初4日から、ワイガヤ会議を始めた。

最初は、私も参加していたのであるが、

いかんせん、私がいたのでは意見が出にくい。

最初の3回は出席していたのであるが、

いないときのほうが活発な意見が出ているらしく、

出席しないでほしいとの要望があった。

自分たちの会社であるから、自分たちで創っていきたいはすであるから、

それはよいことだと任せている。

責任者からは、多少の状況は聞いているが、

実際の会議を見ているわけではないのでかなり不安だ。

まともに議論になっているのかわからない。

議論のレベルもあるのであるが、それがどの程度までなのかも、

不明だ。

最低でも、これくらいは・・・・というレベルに達してくれているのか。

もし社内で私のブログを見ている人がいれば幸いであるが、

会議のヒントを書いてみたい。

まず、会議には目的がある。

何のためにこの会議をしているのか、ということが目的だ。

わかりやすく言い換えると、

この会議でどんな成果を得たいのか。

これが大切なことである。

これは青年会議所の理事会、会員会議所などの意思決定を行う会議で、

行うことであるが、

会議の準備をする。(あたりまえ?)

何を準備するかというと、

会場の設営、会議資料の配信、出席者の確認。

そんなところだが、

会議を運営をするスタッフがそれぞれを役割分担をして会議に臨む。

会議の司会進行を行うのが専務である。(JCの場合)

専務の役割は、上程してくる議案をスムーズな司会進行によって、

会議に参加している面々から多くの意見をもらうことである。

ただし、専務の腕の見せ所は、その議案をいかによりよいものにして、

結果、よりよい事業を行うための指針となるように議事を進めていくところにある。

そのために議案書においてもっとも大切なところは、

事業に至る背景と事業目的である。

背景には、なぜ、その事業をする(したい)という考えに至ったのか、

目的にはそれを行うことによって何を得ることができるのか。

が、明確に記載されていなければならない。

背景と目的は、違うものであるので分けることが望ましい。

JCの議案フォーマットはしっかりと分けられているので、間違うことはない。

そこを読み込んで、専務はこの議案の落としどころを考えながら運営する。

心配しなくても、よい意見は副理事長などから出てくるはず。

これは、JCの場合であるが、

どんな会議であっても目的は必要である。

ワイガヤの場合も、同じく議題(目的)があってのこと。

これがなければただ、時間を浪費しているに過ぎない。

この会議で得たいものは何か。

それを明確にして望んでいただきたい。

当社のワイガヤを想像してみたいと思う。(今は参加できていないので・・・)

私は年初の会議で議題を提案した。

この会社の存在意義を考えよう。

存在意義とはなにか。説明もした。

そのときは、各自で得意なことを意見してみた。

ガンダムを例にとってものづくりに対しても私の意見を伝えた。

おそらくは、参加させられているという雰囲気から、

前向きに参加しているになっていることだと思う。

その証拠に、毎日勝手に(私はとくに指示していない)継続されている。

今は、どういうところにたどり着いているのであろうか。

おそらくは、過去の事例に執着していると思う。

今の問題がたくさん提起されているはずだ。

それを解決するヒントは、

どうすれば~だろう。という風に置き換えてみるということだ。

そうすれば、解決するためにはという思考回路になるはずだ。

~だから、できない。

とか

~が、やってくれない。

という不満が解決するためには、どうすればよいだろうかという設問に変わる。

この効果は大きいはずだ。

次に、会議の目的(得たいもの)を得られるかどうかだ。

会議が終わったときにその回答が得られればよいのであるが、

毎回そうであることなどない。

では、その会議で回答を得られるためのカギを握っているのは誰なのか

司会者なのであろうか。

それとも、上司なのであろうか。

社長なのであろうか。

その答えは、自分。

???マークがつくかもしれないが、

会議に参加している自分そのものだ。

民主主義であるから当然、合議制なのであるが、その思いが強ければ、

どうにかして成し遂げようとするはずだ。

そのための努力は惜しむことなく続けられるはずだ。

意見を出すというところになかなか至らない人のために、

ひとつテクニックを披露したい。

会議の前に、各人に紙を渡す。

その紙に、その会議の目的を書くのだ。

この会議に期待すること(得たい成果)をたくさん書くのである。

もちろん会議の冒頭で書く。

各人がそれぞれ書く。隣の人のは見ない。

そして紙に書いた内容を発表する。

事前に紙に書くことによって、どういう効果が発生するのか、

それは自分で経験してみるとよいだろう。

めんどくさいかもしれないが、

経験してみることが大切なことだ。

そのあたりが本日のアドバイス。


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